Offenlegungspflichten
Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer können im Rahmen einer Außenprüfung sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug zur Vorlage anfordern. Denn auch E-Mails stellen aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe dar. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigt (Urt. v. 30.4.2025 XI R 15/23) und klargestellt, dass die Anforderung von Unterlagen „en bloc“ im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zulässig ist. Vorlageverlangen, die sich z. B. auf „Belege und bare Geschäftsvorfälle“, “Eingangs- und Ausgangsrechnungen“ beziehen, sind zulässig.
Gesamtjournal
Als nicht zulässig sah der BFH allerdings die Forderung nach einem Gesamtjournal, welches einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält. Vorlagepflichtig sind nur solche Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht. Unterlagen, die zur Vorlage erst erstellt werden müssen, können schon definitionsgemäß nicht von der Aufbewahrungspflicht erfasst sein.
Erheblicher zeitlicher Aufwand
Dass die Bereitstellung der angeforderten Unterlagen zu einem erheblichen zeitlichen Aufwand führt, spricht nicht gegen die Vorlagepflicht der angeforderten Daten. Zudem liegt kein Verstoß gegen das sogenannte Übermaßverbot vor, wenn das Unternehmen eine Vorauswahl der Unterlagen treffen kann und nur steuerrelevante Unterlagen vorzulegen sind.
Stand: 27. Januar 2026
Erscheinungsdatum:
Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
Über uns
Klaus Vossler und Markus Schmidt, sind Steuerberater und Fachberater für das Gesundheitswesen (IBG/HS Bremerhaven). Sie sind gemeinsam mit ihrem Team in Stuttgart seit 1994 bundesweit für Ärzte, Zahnärzte und Unternehmen tätig.
Gerne steht Ihnen das gesamte Team der Steuerkanzlei für Beratungstermine zur Verfügung. Sie haben Fragen zu Ihrer Steuererklärung oder benötigen Steuerberatung bei Veränderungen in Ihrer Arztpraxis? Wir beraten Sie gerne. Schicken Sie eine E-Mail oder rufen Sie uns unter +49 711 40703060 an!
